29 January 2024 
 
By email: [FYI request #25218 email] 
 
 
Tēnā koe S 
 
I refer to your information request dated 17 December 2023 made under the Official Information Act 
1982 (the Act). You have requested the mark and grade distributions for all English (ENGL) papers 
offered by the University of Otago in 2023. 
 
Subject to the following comments, please see attached the information you have requested. Please 
note that there are three pages in the attached document (one for each paper year level). 
 
•  the data is correct as at 29 January 2024. 
 
•  we note that the grade and mark distributions for the 2023 ENGL127 (Semester 2), ENGL131 
and ENGL228 papers have not been finalised yet as the final grades for some students have 
not been confirmed. On that basis, we decline this part of your request pursuant to section 
18(g) of the Act, as the information requested is not held by the University as at today’s date.
We would be happy to consider a new request from you at a later date if you still wish to 
receive this information – we expect that all student grades will be confirmed by late 
February 2024.  
•  on occasions where fewer than five students have failed a paper (i.e. received a grade of Fail D 
or Fail E), we have determined that it is necessary to withhold the marks and specific grades 
for these students to protect their privacy and wellbeing. We consider that withholding this 
information is necessary to protect against the identity of these students being determined or 
inferred, and their personal information (i.e. their marks) could be disclosed. We therefore 
withhold this information pursuant to section 9(2)(a) of the Act. 
 
•  on occasions where fewer than ten students are enrolled in a paper, we determine that it is 
necessary to withhold the mark and grade distributions for these papers. As there were fewer 
than ten enrolments in the 2023 ENGL454 paper, we have withheld the mark and grade 
distribution for this paper to protect students’ privacy and wellbeing. We consider that 
withholding this information is necessary to protect against the identity of these students 
being determined or inferred, and their personal information (i.e., their marks and grades) 
could be disclosed. We therefore withhold this information pursuant to section 9(2)(a) of the 
Act. 
 
•  we note that the data includes a paper where either a pass or fail result is given (i.e., students 
do not receive a final percentage mark). This paper is ENGL126. 
 
 
 
 
 

---

 
•  in the attached grade and mark distributions, we note that students who withdrew from the 
papers or received an Aegrotat Pass (not a grade or mark) are excluded from the data. 
 
 
I trust that this information will be helpful.  
 
 
In the above cases, we consider that good reasons exist for withholding information, and this is not 
outweighed by other considerations which would make it desirable, in the public interest, to make the 
information available.  
 
If you are not satisfied with our response to your information request, section 28(3) of the Act 
provides you with the right to ask an Ombudsman to investigate and review this response. However, 
we would welcome the opportunity to discuss any concerns with you first. 
 
 
Ngā mihi 
 
 
 
Kelsey Kennard 
Official Information and Compliance Coordinator 
Office of the Registrar 

---