Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Christchurch attacks Royal Commission response steering group'.

IN CONFIDENCE 
RCOI Response Steering Group Agenda 
Date/Time 
24/10/2020, 1300-1500 
Venue 
Meeting rooms G.24 and G.25 Defence House  
Chair 
Dan Eaton, Director, National Security Policy, DPMC 
Item  
Time 
Topic 
Lead 
1 
5 
Welcome, apologies, and introductions  
Dan Eaton 
2 
20 
Chair’s update including back brief on 20/11 SIB meeting 
Dan Eaton  
3 
10 
Update on report access and supply arrangements 
DPMC 
4 
20 
Workstream process overviews and Cabinet paper scope and 
DPMC 
process timings for 30 November and 7 December Cabinet 
meetings 
5 
10 
Legal Working Group Update  
Crown Law 
6 
5 
Communications Working Group Update 
DPMC 
7 
10 
Community and Academic outreach update 
DPMC  
8 
5 
International Engagement update 
MFAT  
9 
10 
Arrangements for Defence House Hub Friday 27 November 
DPMC 
onwards  
10 
10 
Proactive release of materials  
DPMC 
11 
5 
Any other business  
Dan Eaton 
12 
5 
Meeting close (Next meeting scheduled for 10.30-12.30 Monday 
Dan Eaton  
30 Nov) 
 
  
Page 1 of 1 
IN CONFIDENCE 

IN CONFIDENCE 
RCOI Response Steering Group Agenda 
 
Date/Time 
13/11/2020, 1:30-4:00pm 
Venue 
Meeting room 8.5, Cabinet Committee Meeting Room, Level 8, Beehive 
Chair 
Dan Eaton, Director, National Security Policy, DPMC 
 
Item  
Time 
Topic 
Lead 
1 
1.30 
Welcome, apologies, and introductions around the table 
Dan Eaton 
2 
1.40 
Chair’s Update 
Dan Eaton  
3 
2.00 
Legal Working Group Update 
Crown Law 
4 
2.10 
Communications Working Group Update 
DPMC 
5 
2.20 
Outreach Update 
Action Group 
6 
2.30 
Discussion item: Staff wel -being through RCOI response 
DPMC 
 
7 
2.40 
Process updates and way ahead  
DPMC 
8 
2.50 
Discussion item: Around agencies… 
Dan Eaton 
•  What are the top 3 policy themes/issues you are preparing 
for? Within section 15 orders in your agency, have you 
started thinking through potential responses?  
•  Is your agency the lead for these issues?  Which other 
agencies do you plan to work with on these issues?  
9 
3.45 
Any other business 
Agencies / Chairs 
10 
3.55 
Closing 
Dan Eaton 
 
 
  
Page 1 of 1 
IN CONFIDENCE 

IN CONFIDENCE 
RCOI Response Steering Group Agenda 
Date/Time 
30/11/2020, 1030-1230 
Venue 
Defence House 1.34 
Chair 
Dan Eaton, Director, National Security Policy, DPMC 
 
Item  
Time 
Topic 
Lead 
1 
5 
Welcome, apologies, and introductions  
Dan Eaton 
2 
10 
Chair’s Update  
Dan Eaton  
3 
15 
Updates from agencies – guidance from Ministers 
All 
4 
5 
Legal Working Group Update 
Crown Law 
5 
10 
Communications Working Group Update 
DPMC 
6 
10 
Community outreach update 
DPMC 
7 
5 
International Engagement update 
MFAT 
8 
5 
Sensitive, partner originated, classified info checks and community 
IC 
safety info work stream update 
9 
10 
Cabinet paper/Briefing to Ministers update  
DPMC 
10 
5 
Update on principles for response 
DPMC 
11 
10 
Christchurch based activities on 5 and 6 December 
MSD, additional 
agencies supporting 
12 
10 
Ongoing efforts for community safety, security and wellbeing as 
Police, OEC, MSD, 
part of the release 
NZSIS 
13 
10 
Presenting to the House on 8 December 
DIA 
14 
5 
Any other business  
Dan Eaton 
15 
5 
Meeting close  
Dan Eaton  
 
 
  
Page 1 of 1 
IN CONFIDENCE 

IN CONFIDENCE 
RCOI Response Steering Group Agenda 
Date/Time 
18/01/2021, 1.30-4.00pm 
Venue 
Defence House 1.25/1.26 
Chair 
Dan Eaton, Director, National Security Policy, DPMC 
 
Item  
Time 
Topic 
Lead 
1 
5 
Welcome, apologies, and introductions  
Dan Eaton 
2 
10 
Lead Official’s Update 
Tony Lynch 
3 
10 
Chair’s Update  
Dan Eaton  
4 
25 
Updates from agencies 
All 
•  Guidance received from Ministers and upcoming RCOI-
related meetings 
•  Areas for potential change beyond the recommendations  
•  Potential for additional response initiatives (ready to 
announce by late Feb or at a future date) 
5 
5 
Legal Working Group Update  
Crown Law 
6 
10 
Communications Working Group Update 
DPMC 
7 
15 
Outreach Working Group update 
DPMC 
•  Readout of Christchurch and academic engagements 
•  Disestablishment of the Muslim Reference Group 
•  Outreach in the coming weeks, interagency preparation 
8 
15 
Updates on urgent recommendations 
DPMC  
•  Implementation Oversight Advisory Group 
MSD 
•  Collective Impact Board and Navigators  
9 
15 
Other urgent tasks from Minister Little’s office 
Dan Eaton 
10 
10 
Regular reporting to Ministers 
DPMC 
11 
10 
Preparation for 11 Feb Expanded SIB 
DPMC 
12 
15 
Any other business  
Dan Eaton 
•  Review of RSG TOR (DPMC) 
•  Status of Coroner’s Inquiry (MOJ) 
  
Page 1 of 2 
IN CONFIDENCE 
IN CONFIDENCE 
Item  
Time 
Topic 
Lead 
•  Proactive release update (DPMC) 
13 
5 
Meeting close  
Dan Eaton  
 
 
 
Page 2 of 2 
IN CONFIDENCE 
RCOI Response Steering Group Agenda  
Date/Time 
1/02/2021, 11.00 am -1.00pm 
Venue 
Defence House G.24/G.25 
Chair 
Dan Eaton, Director, National Security Policy, DPMC 
 
Item  
Time 
Topic 
Lead 
1 
5 
Welcome, apologies, and introductions  
Dan Eaton 
2 
10 
Chair’s Update 
Dan Eaton  
3 
5 
Review of actions from 18 January meeting  
DPMC  
4 
10 
Updates on urgent recommendations 
 
•  Implementation Oversight Advisory Group 
DPMC  
•  Collective Impact Board and Navigators  
MSD 
5 
20 
Other updates from agencies 
All 
•  Guidance received from Ministers and upcoming RCOI-
related meetings 
•  Areas for potential activity beyond the recommendations – 
implicit recommendations 
•  Potential for additional response initiatives (ready to 
announce by late Feb or at a future date) 
•  Budget/resources bids 
6 
15 
Overview on CT budget decision conference occurring on 3 Feb 
DPMC 
7 
5 
Communications Working Group Update 
DPMC 
8 
10 
Outreach Working Group update 
DPMC 
•  Readout of Wellington engagement on 31 January 
•  Outreach occurring over the period 1- 21 Feb, interagency 
preparation 
9 
5 
Preparation for 11 Feb Expanded SIB 
DPMC 
10 
10 
Process and milestones for Cabinet paper 
DPMC 
11 
10 
Any other business  
Dan Eaton 
•  Development of RCOI response external stakeholder 
engagement strategy   
•  Proactive release update  
12 
5 
Meeting close  
Dan Eaton  
 
RCOI Response Steering Group Agenda  
Date/Time 
15/02/2021, 1.30 - 3.30pm 
Venue 
Executive Wing (Beehive): Cabinet Committee Meeting Room 8.5 
Chair 
Dan Eaton, Director, National Security Policy, DPMC 
 
Item  
Time 
Topic 
Lead 
1 
1.30 – 1.35 
Welcome, apologies, and introductions  
Dan Eaton 
2 
1.35 – 1.45 
Chair’s Update (including back brief on SIB and HRB 
Dan Eaton  
meetings) 
3 
1.45 – 1.50 
Review of actions from 1 February meeting 
DPMC  
4 
1.50 – 2.00 
Updates on urgent recommendations 
 
•  Implementation Oversight Advisory Group 
DPMC  
•  Collective Impact Board and Navigators  
MSD 
5 
2.00 – 2.40 
Other updates from agencies 
All 
•  Guidance received from Ministers and upcoming 
 
RCOI-related meetings 
 
•  Areas for potential change beyond the 
recommendations – implicit recommendations 
 
•  PSC on work re developing guidelines for the 
PSC 
public service engaging with victims of mass 
casualty events. 
6 
2.40 – 2.45 
Outcomes of CT budget decision conference on 3 Feb 
DPMC 
7 
2.45 – 2.55 
Proactive release process for second tranche 
DPMC 
8 
2.55 – 3.00 
Communications Working Group Update 
DPMC 
9 
3.00 – 3.10 
Outreach Working Group update 
DPMC  
•  Readout of engagement activity since 1 February 
meeting 
•  Outreach occurring over the period 15- 21 Feb, 
interagency preparation 
•  Longer term engagement planning and strategy  
11 
3.10 – 3.20 
Cabinet paper 
DPMC 
12 
3.20 – 3.25 
Regular reporting to lead Minister post Cabinet paper 
DPMC 
13 
3.25 – 3.30 
Any other business  
Dan Eaton 
Item  
Time 
Topic 
Lead 
14 
3.30 
Meeting close  
Dan Eaton  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
RCOI Response Steering Group Agenda  
Date/Time 
23/03/2021, 10.00am - 12.00pm  
Venue 
Executive Wing (Beehive): Cabinet Committee Meeting Room 8.5 
Chair 
Dan Eaton, Director, National Security Policy, DPMC 
 
Item  
Time 
Topic 
Lead 
1 
10.00 – 10.05 
Welcome, apologies, and introductions  
Dan Eaton 
2 
10.05 – 10.25 
Chair’s Update  
Dan Eaton  
•  Next phase of work fol owing on from Cabinet’s 
consideration on 8 March and anniversary 
commemorations and announcements 
3 
10.25 – 10.30 
Review of actions from 15 February meeting 
DPMC  
Fortnightly Tracker updates  
4 
10.30 – 10.45 
Updates on 12 March announcements (3 minutes each 
 
max) 
 
•  Collective Impact Board and Case Management 
MSD 
•  Ethnic and Faith Community Engagement Response 
Fund 
DIA 
•  Extending the Safer Communities Fund 
DIA  
•  Ethnic Communities Graduate Programme 
OEC 
•  Implementation Oversight Advisory Group 
DPMC  
 
5 
10.45 – 11.05 
Round of updates from agencies 
All 
•  Guidance received from Ministers and upcoming 
 
RCOI-related meetings 
 
•  Key areas of work in Quarter 2  
 
6 
11.05 – 11.20 
Public Service D&I programme 
PSC 
7 
11.20 – 11.25 
Communications Working Group Update 
DPMC 
8 
11.25 – 11.50   Outreach Working Group update 
DPMC  
•  Engagement planning and framework   
9 
11.50 – 12.00 
Any other business  
Dan Eaton 
•  Proactive release  
 
10 
12.00 pm.  
Meeting close  
Dan Eaton  
 
 
 
 
 
 
 
 
RCOI Response Steering Group Agenda 
 
Date/Time 
20/04/2021, 10.00 am – 12.00 pm  
Venue 
Executive Wing (Beehive): Cabinet Committee Meeting Room 8.5 
Chair 
Dan Eaton, Director, National Security Policy, DPMC 
 
Item  
Time 
Topic 
Lead 
1 
10.00 – 10.05 
Welcome, apologies, and introductions  
Dan Eaton 
2 
10.05 – 10.20 
Chair’s Update  
Dan Eaton  
3 
10.20 – 10.25 
Review of actions from 23 March meeting 
DPMC  
Fortnightly Tracker updates  
4 
10.25 – 10.40 
Updates on 12 March announcements (3 minutes each 
 
max) 
 
•  Collective Impact Board and Case Management 
MSD 
•  Ethnic and Faith Community Engagement Response 
Fund 
DIA 
•  Extending the Safer Communities Fund 
DIA  
•  Ethnic Communities Graduate Programme 
OEC 
•  Implementation Oversight Advisory Group 
DPMC  
5 
10.40 – 11.00 
Round of updates from agencies 
All 
•  Guidance received from Ministers and upcoming 
 
RCOI-related meetings 
 
•  Key areas of work in Quarter 2  
 
•  Implications from budget decisions 
6 
11.00 – 11.10 
CT/CVE hui in Christchurch on 15-16 June 
DPMC 
7 
11.10 – 11.20 
Communications Working Group Update 
DPMC 
8 
11.20 – 11.35 
Outreach Working Group update 
DPMC 
 
9 
11.35 – 11.50 
IAP2 Presentation   
DPMC (The Policy 
Project) 
10 
11.50 – 12.00 
Any other business  
Dan Eaton 
•  Proactive release.  
 
11 
12.00 pm.  
Meeting close  
Dan Eaton  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
RCOI Response Steering Group Agenda 
 
Date/Time 
28/05/2021, 11.30 am  – 1.30 pm  
Venue 
Executive Wing (Beehive): Cabinet Committee Meeting Room 8.5 
Chair 
Dan Eaton, Director, National Security Policy, DPMC 
 
Item  
Time 
Topic 
Lead 
1 
11.30 – 11.35 
Welcome, apologies, and introductions  
Dan Eaton 
2 
11.35 – 11.50 
Chair’s Update  
Dan Eaton  
3 
11.50 – 11.55 
Review of actions from 20 April meeting 
DPMC  
 
4 
11.55 – 12.10 
Updates on 12 March announcements (3 minutes each 
 
max) 
 
•  Collective Impact Board and Case Management 
MSD 
•  Ethnic and Faith Community Engagement Response 
Fund 
DIA 
•  Extending the Safer Communities Fund 
DIA  
•  Ethnic Communities Graduate Programme 
OEC 
•  Implementation Oversight Advisory Group 
DPMC  
5 
12.10 – 12.20 
Agency interactions and relationships with Implementation 
Dan Eaton 
Oversight Advisory Group Secretariat 
6 
12.20 – 12.45 
Round of updates from agencies 
All 
•  Implications from budget decisions  
 
•  Guidance received from Ministers and upcoming 
 
RCOI-related meetings 
 
•  Key areas of work in Quarter 2 and into Quarter 3 
7 
12.45 – 12.50 
Communication Working Group update 
DPMC 
8 
12.50 – 12.55 
Outreach Working Group update 
DPMC 
 
9 
12.55 – 1.25 
Responsible Ministers meeting   
DPMC 
10 
1.25 – 1.30 
Any other business  
Dan Eaton 
 
11 
1.30 pm.  
Meeting close  
Dan Eaton  
 
 

Document Outline