Our ref 
491690 (Complaint ground: 491692) 
Contact 
Tim Noonan 
23 January 2019 
Dr Lloyd Jerome 
 
 
 
By email: [FYI request #9124 email] 
Dear Dr Jerome 
I refer to your correspondence of 26 November 2018 in which you enquire as to whether ‘local 
council executive meetings are minuited’ and if you can request those minutes under the Local 
Government Official Information and Meetings Act 1987 (LGOIMA).  
Part 7 of LGOIMA provides, among other things, a right for the public to inspect or receive copies 
of minutes of local authority meetings. This right, however, applies only to the specific kinds of 
meetings listed in section 45(1) of the Act. Unless it is one of those categories of meeting, it is 
outside the Part 7 framework. 
In addition, a local authority is under a statutory obligation to create and maintain any records 
that are declared by the Chief Archivist to be a ‘protected record’ (section 17(3) and section 40 of 
the Public Records Act 2005 refer). The Chief Archivist has published a ‘List of protected records 
for local authorities’ which states that ‘protected records’ includes, among other things, ‘all 
agenda, minutes and papers of meetings of the senior/executive management team’.  
As you may be aware, if such a meeting record document exists, it can be requested by someone 
under the LGOIMA. Furthermore, you are open to make a request for information relating to an 
otherwise undocumented meeting, including any contemporaneous notes that have been made, 
or any emails that have been sent before or after the meeting clarifying or confirming points that 
were discussed. 
I trust that you have found this information helpful. 
Yours sincerely 
 
Scott Martin 
 
Manager - Intake and Early Assistance Team 
 
 
 

---